1. El Roundup deberá realizarse durante los meses de febrero, marzo o abril.

2. Un mínimo de tres miembros de AA deben representar al grupo ofertante.

3. El Comité de Licitación debe presentar dos propuestas de instalaciones independientes que incluyan espacio suficiente para llevar a cabo reuniones y entretenimiento de conferencias, además de alojamiento para los asistentes durante todo el Roundup. Estos compromisos deben incluir fechas que demuestren la disponibilidad de espacio para reuniones y reservas de habitaciones, precios de alojamiento, mínimos de alimentos y bebidas, escalas de deserción y escalas móviles, y precios de transporte si las reuniones principales y los hoteles se van a realizar en lugares separados.

4. El comité de licitación contratará a una agencia de seguridad autorizada para que proporcione servicios de seguridad profesional uniformados en el sitio de Roundup. La descripción y el costo estimado de la cobertura de seguridad deben incluirse en la oferta.

5. El comité de licitación debe obtener cotizaciones de al menos dos (2) empresas audiovisuales por cada ubicación de las instalaciones, a menos que la ubicación solo permita un único proveedor. La descripción y el costo estimado de los servicios audiovisuales deben incluirse en la oferta.

6. Se deben incluir en el paquete de licitación dos declaraciones de apoyo, una del Intergrupo de AA local o equivalente regional y otra de la Asamblea del Área y/o Distrito.

7. El comité de licitación deberá demostrar sus capacidades financieras dentro de las Tradiciones de AA y deberá mostrar participación directa en cualquier actividad que genere ingresos.

8. El comité de licitación proporcionará una lista de todos los eventos AA a gran escala en su área dentro de un período de sesenta días antes y un período de treinta días después de la fecha de Roundup propuesta.

9. La nueva ciudad anfitriona debe aceptar que todos los ingresos, después de los gastos y las donaciones a las estructuras de servicio locales, se entreguen al Consejo Asesor de la ACYPAA para su distribución. La ciudad anfitriona puede donar hasta el 20% de los ingresos a su estructura de servicio local.

10. ∗Los comités de licitación deben proporcionar una copia digital en formato PDF de su oferta al Consejo Asesor antes de las 3:00 p. m. del jueves de la Roundup. Además, los comités deben proporcionar nueve (9) copias impresas completas de sus ofertas al Presidente del Consejo Asesor antes de las 3:00 p. m. del viernes de la 53.ª Roundup de la ACYPAA en Los Angeles, pero no se rechazará ninguna oferta. La presentación en formato PDF no reemplaza ninguna copia impresa.

    • TENGA EN CUENTA: Consulte esta página web después del 30 de diciembre de 2025 para obtener un número actualizado de copias impresas enumeradas en el Requisito 10.

    • Por favor envíe su copia en PDF a webmaster@acypaa.org.

11. El comité de licitación debe proporcionar una declaración concisa que ilustre la necesidad, tal como ellos la entienden, del un Roundup de la ACYPAA en su área

12. Cada comité dispondrá de un límite máximo de 20 minutos para la presentación de los Requisitos de la Oferta.

∗Actualizado el 30 de Diciembre de 2024